Montagmorgen, der Rechner ist an, die Liste ist offen. Achtzehn Punkte, drei davon seit Wochen. Du beginnst mit dem, was oben steht, weil es oben steht.
Um vier Uhr nachmittags sind zwei Punkte weg, beide klein. Die Sache, an die du beim Aufwachen gedacht hast, steht unverändert da. Es ist nicht so, dass du nichts getan hättest. Es ist so, dass du nicht das getan hast, was du eigentlich tun wolltest. Genau hier setzen Zeitmanagement-Methoden an, und zwar an ganz verschiedenen Stellen.
Warum die meisten Methoden am falschen Problem ansetzen
Die übliche Annahme lautet: Ich habe zu wenig Zeit, also brauche ich ein besseres System. Meistens stimmt das nicht. Die Zeit ist selten das Problem, sondern die Auswahl, der Start oder die Einschätzung.
Fuschia Sirois und Timothy Pychyl beschrieben 2013, was beim Liegenbleiben von Aufgaben tatsächlich passiert: Aufschieben ist im Kern Stimmungsregulation und kein Zeitproblem. Liegen bleibt, was sich unangenehm anfühlt, nicht das, wofür die Stunden fehlen. Wer sich bei einer ungeliebten Aufgabe einen besseren Kalender kauft, hat weiterhin eine ungeliebte Aufgabe.
Es gibt aber einen Befund, der für alle Methoden gilt. E. J. Masicampo und Roy Baumeister zeigten 2011, dass unerledigte Ziele sich in andere Tätigkeiten hineindrängen, dass aber bereits ein konkreter Plan diesen Effekt aufhebt. Nicht die Erledigung beruhigt den Kopf, sondern die Festlegung. Jede brauchbare Methode leistet genau das: Sie macht aus einem diffusen Haufen eine Entscheidung.
Welche Methode löst welches Problem?
Die folgenden fünf decken die häufigsten Fälle ab. Drei davon sind Klassiker mit eigenem Artikel, zwei kommen dazu.
Die Eisenhower-Matrix ist eine Auswahlmethode. Du sortierst Aufgaben nach wichtig und dringend und trennst so das Laute vom Bedeutsamen. Sie hilft, wenn der Zettel zu voll ist und alles gleich wichtig aussieht. Sie hilft nicht, wenn du längst weißt, was ansteht, und trotzdem nicht anfängst. Wie das Sortieren im Detail geht, steht in der Eisenhower-Matrix.
Die Pomodoro-Technik ist eine Startmethode. Fünfundzwanzig Minuten Arbeit, fünf Minuten Pause, dann wieder. Ihr eigentlicher Trick ist nicht die Zeiteinteilung, sondern die Verkleinerung: Du verpflichtest dich nicht zu einer Aufgabe, sondern zu fünfundzwanzig Minuten. Das ist genau die Stellschraube, die nach Sirois und Pychyl beim Aufschieben zählt. Die Details stehen in der Pomodoro-Technik.
Prioritäten setzen ist eine Reduktionsmethode. Ob als ABC-Einteilung oder als Regel „höchstens drei Dinge pro Tag": Es geht darum, dass eine Liste eine Rangfolge bekommt statt nur eine Reihenfolge. Das ist die Methode für Menschen, die grundsätzlich zu viel für einen Tag einplanen. Mehr dazu unter Prioritäten setzen.
Timeboxing ist eine Einschätzungsmethode. Du gibst jeder Aufgabe einen festen Platz im Kalender und eine feste Länge, statt sie auf eine Liste zu schreiben. Der Nutzen: Eine Liste ist unendlich, ein Tag nicht. Sobald der Tag voll ist, siehst du das und musst streichen statt zu hoffen. Timeboxing ist außerdem die einzige Methode hier, die Puffer sichtbar macht. Plane grundsätzlich weniger ein, als hineinpasst.
Die Abendliste ist eine Anfangsmethode. Sie geht auf eine alte Empfehlung aus der Arbeitswelt zurück, den Tag am Vorabend zu planen: Du schreibst abends höchstens sechs Aufgaben für den nächsten Tag auf, ordnest sie nach Wichtigkeit und beginnst morgens mit der ersten. Ein Forschungsbeleg für genau dieses Vorgehen existiert nicht, wohl aber für den Kern dahinter, das Festlegen am Vorabend. Der praktische Gewinn ist, dass die schwerste Auswahl nicht am müdesten Punkt des Tages stattfindet.
Die Zwei-Fragen-Wahl: eine Anleitung
Statt alle Methoden auszuprobieren, kannst du dich in wenigen Minuten entscheiden. Nimm dazu Papier.
1. Woran hakt es, Auswahl oder Start?
Schreib auf, was du in der vergangenen Woche nicht geschafft hast. Steht dahinter jeweils „wusste nicht, was zuerst" oder eher „wusste es und habe es trotzdem nicht angefangen"? Die erste Antwort führt zu Eisenhower oder Prioritäten, die zweite zu Pomodoro.
2. Verschätzt du dich regelmäßig?
Wenn deine Tage grundsätzlich zu voll geplant sind und abends die Hälfte übrig bleibt, ist Timeboxing die passende Ergänzung. Trag für eine Woche jede Aufgabe mit geschätzter Dauer in den Kalender ein und notiere hinterher die tatsächliche.
3. Genau eine Methode wählen und vier Wochen behalten
Nicht drei parallel. Jede Methode braucht ein paar Wochen, bis sie ohne Nachdenken läuft, und drei gleichzeitig sind selbst ein Zeitproblem.
4. Einen festen Auslöser dafür bestimmen
Peter Gollwitzer und Paschal Sheeran fassten 2006 über hundert Studien zusammen: Wenn-Dann-Pläne erhöhen die Umsetzung deutlich. Also nicht „ich plane meinen Tag", sondern „wenn der Rechner hochgefahren ist, schreibe ich die drei Aufgaben für heute auf".
5. Freitags fünf Minuten Rückblick
Was ist liegen geblieben, was hat die Methode erledigt, was nicht? Nach vier solchen Rückblicken weißt du genug, um zu wechseln oder zu bleiben.
Was eher nicht hilft
Mehrere Systeme gleichzeitig. Eine App für Aufgaben, ein Notizbuch und der Kalender bedeuten drei Orte, an denen etwas verloren gehen kann.
Das Wechseln der Methode bei der ersten schlechten Woche. Eine Methode ist erst beurteilbar, wenn sie auch eine volle Woche überstanden hat.
Jede Unterbrechung sofort annehmen. Stephen Monsell beschrieb 2003, dass jeder Aufgabenwechsel Zeit und Genauigkeit kostet. Keine Methode gleicht aus, was ein ständig offenes Postfach an Wechseln erzeugt.
Das Werkzeug zum Mitnehmen
Jede Methode setzt voraus, dass der Kopf vorher leer ist. Genau das leistet Werkzeug Nr. 1 „Mental Overload": alles aufschreiben, sortieren, eine Sache wählen. Erst danach entscheidet sich, ob du diese eine Sache in eine Matrix, in einen Zeitblock oder in fünfundzwanzig Minuten packst.
Lieber auf Papier? Alle sechs Werkzeuge stehen im Arbeitsbuch „Klar im Kopf".