Du schreibst eine Mail, hörst dabei mit einem Ohr ins Meeting und auf dem zweiten Bildschirm läuft der Chat. Als du gefragt wirst, was du davon hältst, brauchst du drei Sekunden, um überhaupt zu wissen, worum es ging. Die Mail liest du später noch einmal, da fehlt ein halber Satz.
Es fühlt sich an, als würdest du drei Dinge gleichzeitig schaffen. Tatsächlich machst du keines davon richtig und der Abend fühlt sich trotzdem voll an.
Was passiert wirklich bei Multitasking?
Bei allem, was Aufmerksamkeit braucht, arbeitet der Kopf nicht parallel. Er wechselt. Sehr schnell zwar, aber eben nacheinander. Was wir Multitasking nennen, ist in Wahrheit Aufgabenwechsel im Sekundentakt.
Stephen Monsell fasste 2003 zusammen, was dabei passiert: Jeder Wechsel kostet Zeit und direkt nach dem Wechsel steigt die Fehlerquote. Der Grund ist, dass der Kopf jedes Mal umstellen muss, welche Regeln gerade gelten, worauf er achtet, was er ignoriert. Das geht nicht umsonst. Und es fällt besonders ins Gewicht, wenn die beiden Aufgaben sehr verschieden sind.
Dazu kommt ein zweiter Effekt, der weniger offensichtlich ist. Eine Aufgabe, die du unterbrichst, bleibt im Kopf hängen. E. J. Masicampo und Roy Baumeister zeigten 2011, dass unerledigte Ziele die Aufmerksamkeit stören, bis es einen konkreten Plan für sie gibt. Wer permanent wechselt, sammelt also nicht nur Wechselkosten, sondern auch eine wachsende Zahl halboffener Fäden.
Warum fühlt es sich trotzdem gut an?
Weil Multitasking Betriebsamkeit erzeugt. Jede neue Nachricht, jeder Wechsel bringt einen kleinen Reiz und der fühlt sich nach Fortschritt an. Die eigentliche Arbeit, die still und langsam ist, wirkt daneben zäh.
Dazu kommt ein Trugschluss über Übung. Eyal Ophir, Clifford Nass und Anthony Wagner verglichen 2009 Menschen, die viel Medien-Multitasking betreiben, mit solchen, die es wenig tun. Die Gruppe mit viel Multitasking war nicht besser im Jonglieren, sondern schnitt beim Ausblenden irrelevanter Reize schlechter ab. Die Studie zeigt einen Zusammenhang und keine Ursache, aber sie spricht klar gegen die Annahme, dass Springen sich mit der Zeit auszahlt.
Und schließlich ist Multitasking oft eine Reaktion auf zu viel. Wenn alles drängt, fühlt es sich falsch an, eine Sache zu tun und die anderen liegen zu lassen. Über dieses Gefühl geht es ausführlich in wenn alles zu viel ist.
Wann geht es doch?
Es gibt eine ehrliche Ausnahme. Tätigkeiten, die weitgehend automatisiert ablaufen, lassen sich mit anderen kombinieren. Wäsche zusammenlegen und telefonieren geht. Spazieren und ein Hörbuch hören geht. Gemüse schneiden und Radio hören geht.
Die Grenze verläuft dort, wo beide Tätigkeiten dieselbe Art von Aufmerksamkeit brauchen, besonders bei Sprache. Ein Text schreiben und gleichzeitig einem Gespräch folgen funktioniert nicht, weil beides denselben Kanal belegt. Wenn du merkst, dass du eine Zeile mehrfach liest, war es kein Multitasking, sondern ein Wechsel.
Der Sortierschritt: Anleitung in vier Schritten
1. Alles aufschreiben, was gerade offen ist
Fünf Minuten, ein Blatt, jede Aufgabe, jede halbe Erinnerung, jeder Gedanke, der dazwischenfunkt. Solange das alles nur im Kopf liegt, springt die Aufmerksamkeit von selbst hin und her. Aufgeschrieben hört es damit auf. Wie du daraus eine brauchbare Liste machst, steht in die To-do-Liste, die wirklich funktioniert.
2. Ähnliches bündeln
Geh die Liste durch und markier, was zusammengehört: alle Telefonate, alle Mails, alle Rechnungen, alles Schreiben. Wenn du Gleichartiges hintereinander erledigst, entfällt ein großer Teil des Umstellens. Das ist die einfachste Ersparnis, die es gibt.
3. Einen Block, eine Sache
Nimm dir einen Block von dreißig bis sechzig Minuten und darin genau ein Bündel vor. Benachrichtigungen aus, Handy weg, nur die nötigen Fenster offen. Mehr dazu, wie du solche Blöcke haltbar machst, steht in Konzentration verbessern.
4. Dazwischenkommendes parken statt einbauen
Wenn während des Blocks etwas hereinkommt, notier es in einem Stichwort und mach weiter. Am Ende des Blocks entscheidest du, was davon wirklich dringend war. Meist ist es weniger, als es sich im Moment anfühlte.
Was eher nicht hilft
Zwei Bildschirme mit unterschiedlichen Themen. Sichtbares zieht Aufmerksamkeit, auch ohne dass du hinschaust. Nutze den zweiten Bildschirm für dieselbe Aufgabe, nicht für eine zweite.
Meetings zum Mailschreiben nutzen. Du bekommst beides halb mit und musst beides nacharbeiten. Ehrlicher ist, entweder abzusagen oder wirklich dabei zu sein.
Sich zum besseren Jonglieren trainieren wollen. Es gibt keinen belastbaren Hinweis darauf, dass viel Springen die Fähigkeit dazu verbessert. Eher spricht die Forschung dagegen.
Das Werkzeug zum Mitnehmen
Multitasking beginnt fast immer damit, dass zu viel gleichzeitig im Kopf liegt. Werkzeug Nr. 1 „Mental Overload" setzt genau dort an: alles aufschreiben, sortieren, eine Sache wählen. In Klarstern gehst du diese Schritte in wenigen Minuten durch und arbeitest danach an einer Aufgabe statt an fünf halben.
Lieber auf Papier? Alle sechs Werkzeuge stehen im Arbeitsbuch „Klar im Kopf".